Règlement intérieur de l’association ICI, TOUT VA BIEN
Article 1
L’association ICI, TOUT VA BIEN a été déclarée à la Préfecture de Pau.
Parution au Journal Officiel le :
Le siège social est fixé à Saint-Laurent-Bretagne, 64160.
Article 2
L’association ICI, TOUT VA BIEN est composée des membres suivants :
Les membres fondateurs, au nombre de deux, ayant participé à la constitution de la structure associative, signataires des statuts à l’origine de l’association et membres de droit du Bureau ;
Les membres adhérents : ils participent à la vie de l’association en contribuant à la réalisation de ses objectifs selon leurs possibilités, temps et compétences. Ils participent volontairement à titre bénévole aux activités de l’association si besoin ;
Les membres bienfaiteurs : ils (Association, personne physique ou morale…) soutiennent financièrement l’association en faisant un don à l’association.
Le titre de membre bienfaiteur ne confère pas de droit particulier ni d’obligation ;
Les membres d’honneur : Une association, une personne physique ou une personne morale peuvent être membre d’honneur ; ils disposent d’une voix consultative lors de l’Assemblée générale.
Article 3
Les membres de l’association s’engagent par leur comportement et leur action au sein de celle-ci ou au nom de celle-ci, à respecter les valeurs de l’association et les objectifs poursuivis qui ont pour finalités d’œuvrer à une société plus juste, plus solidaire, plus humaine et plus culturelle.
Ils ne peuvent prendre la parole au nom de l’association que s’ils en ont été mandatés par le (a) Président(e).
Article 4
Pour être adhérent de l’association, il convient de remplir "en ligne" (site : Ici, Tout va bien) un bulletin de demande d’adhésion dans lequel l’adhérent accepte les statuts et le règlement intérieur de l’Association (consultable sur le site en ligne) et de le retourner signé à l’association par mail.
La qualité d’adhérent est obtenue lorsque la demande d’adhésion a été validée et signée par le (a) Président (e) de l’Association.
Aucune cotisation ne sera demandée en contrepartie.
L’adhésion est valable douze mois, de janvier à décembre.
Le renouvellement se fait chaque année par tacite reconduction au mois de janvier.
Au préalable, l’association demandera à l’adhérent de remettre à jour, si besoin, ses informations personnelles.
Aucune adhésion ne sera retenue pour l’année en cours deux mois avant l’Assemblée générale ; la demande sera reportée et donc prise en compte l’année suivante, soit à partir de janvier.
Ainsi pour participer à l’AG, le membre adhérent devra être membre depuis plus de 60 jours minimum à la date où se tiendra celle-ci.
Le Bureau ou les membres fondateurs peuvent refuser des adhésions.
En cas de refus, l’association n’a pas obligation à faire connaître le motif de sa décision.
L’association peut accueillir à tout moment de nouveaux membres adhérents ; Ceux-ci doivent respecter la procédure d’admission "en ligne" proposée.
Article 5
Les souches de bulletin d’adhésion conservées par l’association ne nécessitent pas de déclaration à la CNIL.
Les informations qui y sont collectées sont nécessaires à l’adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées uniquement au secrétariat de l’Association.
Le fichier des membres de l’association, remis à jour chaque année si besoin (après mail envoyé chaque année un mois avant la reconduction de l’adhésion) ne pourra ainsi être communiqué en dehors de l’association.
Dès démission ou radiation d'un membre, décidée par ses membres fondateurs ou la majorité des membres du Bureau, les informations recueillies sur le formulaire d’adhésion seront détruites par l’Association.
Les membres de l’association et les bénévoles qui auront eu en possession ces fichiers s’engagent à les détruire lors de l’arrêt de leur mandat et/ou mission.
Enfin, les membres de l’association prennent un engagement à utiliser exclusivement les copies cachées lors des échanges mail.
Article 6
Les frais, qui auront été validés au préalable par le (a) Trésorier(e) pour être engagés, sont remboursés sous réserve de la production de factures justificatives.
S’agissant des frais engagés par les bénévoles utilisant leur propre véhicule (voiture automobile, vélomoteur, scooter ou moto), l’administration fiscale a institué un barème de remboursement applicable lorsque les intéressés ne sont pas en mesure de justifier du montant réel des dépenses effectivement supportées ; il doit toutefois pouvoir être justifié de la réalité, du nombre et de l’importance des déplacements réalisés pour les besoins de l’association.
Tout frais doit être dûment justifié (factures, billets de train…) et être constaté dans les comptes de l’organisme.
Concernant tout remboursement ou son renoncement, une date butoir peut être imposée notamment pour des raisons comptables. Toute demande au-delà de cette date butoir peut être refusée.
Le remboursement des frais peut se faire sur la base des frais réellement engagés (c’est le montant figurant sur la facture qui est alors remboursée) ou d’une estimation des frais dépensés (uniquement pour les frais d’utilisation d’un véhicule personnel et les frais de déplacements). Le mode de remboursement est au choix de l’association.
L’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que : « Je soussigné(e) (nom et prénom de l’intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».
Dans ce cas, un reçu au titre de don peut être remis à l’adhérent sur demande.
Tout don versé à l’association est définitivement acquis. Aucun remboursement ne peut être exigé même en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.
Article 7
L’association peut déclencher une procédure de radiation pour propos désobligeants, attitude portant préjudice à l’association, non conformes à son esprit, irrespect des statuts et du règlement intérieur mais aussi pour détérioration de matériel, comportement dangereux.
Le membre visé est averti par mail puis courrier recommandé si besoin afin de lui permettre de s’expliquer devant le bureau ;
Ce jour-là, la décision d’exclusion, si besoin, sera prise à la majorité.
Article 8
Est considéré démissionnaire le membre, quelle que soit sa qualité, qui a adressé, par simple mail ou courrier, sa décision à l’association après avoir vérifié que celle-ci l’ait bien enregistrée.
Le démissionnaire ne peut prétendre à une restitution d’aucune nature.
En cas de décès la qualité de membre s’efface avec la personne.
Article 9
L’association dispose d’une dénomination (nom de marque) qui a été déposée à l’INPI par ses deux fondatrices à titre personnel ainsi que d'un logo dont elles sont propriétaires.
Article 10
Seul (e), le ou la, Président(e) ou une autre personne dûment autorisée le ou la Président(e) peut intervenir au nom de l’association.
Article 11
Conformément à l’article 11 des statuts de l’association le Bureau est composé de 2 à 5 membres maximum, élus pour 3 ans lors de l’Assemblée Générale et ayant adhéré depuis plus de 6 mois à l’Association. La première assemblée élective est ainsi fixé en 2020.
Les membres fondateurs sont membres de droit. Seuls les autres membres pourront être désignés par l'Assemblée générale.
Le Bureau choisit parmi ses membres Président(e), Trésorier(e), et/ou secrétaire à bulletin secret dans un délai d’un mois après sa propre élection.
Il peut désigner un(e) vice-Président(e).
Le Bureau s’occupe de la gestion quotidienne et assure l’application des décisions prises en Assemblée générale.
Il se réunit à la demande du (de la) Président(e) ou à la majorité de ses membres sur convocation par mail ou tout moyen.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du (de la) Président(e) est prépondérante.
Tout membre du Bureau qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Article 12
Les membres sortants sont rééligibles.
Tout adhérent depuis plus de 6 mois peut être candidat à l’élection du Bureau s’il fait connaître sa demande à l’association par mail ou autre moyen au moins deux mois avant la date de l’Assemblée Générale et après avoir remis une note de motivation.
Les personnes n’ayant pas l’âge de la majorité ne sont pas éligibles mais peuvent être adhérentes de l’association s’ils ont fait parvenir à l’association lors de leur demande d’adhésion une autorisation parentale ou de leur représentant légal.
Dans le cas de démission d’un membre fondateur, celui-ci a la possibilité d’accorder cette qualité à une autre personne ;
En cas de décès d’un membre fondateur, le membre fondateur restant dispose de la possibilité d’accorder cette qualité à une personne de son choix.
Le nouveau membre fondateur obtient dès lors la qualité de membre de droit.
En cas de vacances (décès, démission, exclusion…) d’un de ses membres, le Bureau pourvoit, s’il le peut, provisoirement au remplacement de ses membres. Il est ensuite procédé au remplacement définitif lors de la prochaine AG ordinaire.
Article 13
Conformément à l’article 12 des statuts de l’association ICI TOUT VA BIEN,
l’Assemblée Générale « ordinaire » se réunit au moins une fois par an.
Les convocations sont envoyées 15 jours au moins avant la date fixée par e-mail ou tout autre moyen de communication.
L’ordre du jour figure sur les convocations.
Les membres adhérents peuvent faire des propositions de sujets.
Afin de les voir figurer à l’ordre du jour, ils doivent les faire parvenir par mail à l’association et rentrer en contact avec elle pour discuter de l’intérêt, et de la pertinence, et ce, 25 jours au plus tard avant l’Assemblée Générale afin de les faire valider par le Bureau ou les membres fondateurs et les inscrire sur les convocations.
D’autres questions, autres que celles stipulées dans l’ordre du jour, peuvent éventuellement être abordées lors de l’assemblée générale mais la mise au vote est laissée à la discrétion du ou de la Présidente.
Lors de l’Assemblée générale l’association fait le bilan de l’année passée et prépare celle à venir.
Le (a) Président(e), assisté(e) des membres du Bureau, préside l’assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l’association.
Le (a) trésorier(e) rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels à l’approbation de l’assemblée. Le prévisionnel de l’année à venir sera également soumis au vote.
La comptabilité est tenue en "recettes et dépenses" (12 mois, de janvier à décembre sauf la première année, de mars à décembre) pour l’enregistrement de toutes les opérations financières.
Les décisions sont prises à main levée et à la majorité des voix des membres présents, excluant ainsi le vote par procuration ou correspondance, et ce, quel que soit leur nombre.
Il est tenu une liste des membres présents, chaque personne présente émargeant en face de son nom patronymique.
Les membres adhérents doivent s’excuser en cas d’empêchement à assister à l’Assemblée Générale pour assurer leur attachement à l’association.
Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement d’une partie des membres du Bureau, si besoin, et de tous les membres, hormis les membres fondateurs, tous les trois ans.
Les adhérents élus sont ceux qui ont le plus de voix lors du tour unique.
À l’issue de l’Assemblée Générale un procès-verbal est établi et signé par le (a) Président(e) et le (a) Secrétaire.
Article 14
L’Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée de manière extraordinaire par le (a) secrétaire à la demande du (de la) Président(e), du Bureau ou d’un tiers des membres de l’association.
L’Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée au moins 15 jours à l’avance et ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres sont présents.
Si le quorum n’est pas atteint, elle se réunit à 8 jours d’intervalle au moins et peut valablement délibérer quel que soit le nombre de ses membres présents.
Lors des scrutins de l’Assemblée Générale Extraordinaire, la majorité requise s’élève au 2/3 des membres présents.
Un PV des réunions de l’Assemblée Générale Extraordinaire est rédigé par le (a) Président(e) et le (a) secrétaire. Il est mis à la disposition des membres adhérents par tout moyen.
Article 15
Des comptes pourront être ouverts soit dans une banque ou un établissement de crédit, ils auront l’intitulé "ICI, TOUT VA BIEN".
Ces comptes fonctionneront sous les signatures des personnes autorisées par le (a) Présidente.
Article 16
Ce règlement de l’association ICI, TOUT VA BIEN a été approuvé par l’assemblée constitutive le 29 mars 2017.
